Zakelijke brief

Hoe schrijf ik een zakelijke brief? (Informatieve brief)

Het schrijven van een goed opgemaakte zakelijke brief wordt zwaar onderschat. Het is een kunst om dit uit jezelf te doen. De opbouw en opmaak van een brief zijn cruciaal om er een goed resultaat uit te halen.

De zakelijke brief

De zakelijke brief wordt veelal gebruikt om formeel een onderwerp te bespreken.
Een zakelijke brief moet vooral FIT zijn. Hiermee wordt bedoeld:

  • F = Formeel, de brief voldoet aan de eisen wat briefonderdelen en -indeling betreft.
  • I = Inhoud, de informatie in de brief is volledig, het doel is duidelijke en er zit een juiste structuur in de brief.
  • T = Taal, de brieftekst voldoet aan het begrip ABN(Algemeen Beschaafd Nederlands).

Inhoud

Er wordt vaak gedacht dat een brief lastige woorden en moeilijke taal moet bevatten. Deze twee worden echter overschat. Het doel van een brief is dat de lezer jou begrijpt, dat deze alles kan beantwoorden wat jij hem of haar vraagt ect. Het beste als schrijver is dat je jezelf verplaatst in de lezer.

Opmaak van een zakelijke brief

1. Briefhoofd

Hierin vermeld je ten minste jouw naam en adres. Gebruik hierin geen punten of komma’s. De plaatsnaam wordt vermeld in hoofdletters.

Pietje Postman
Infolaan 41
2515 XP DEN HAAG
tel. 070-1234567

2. Datering

Hierin vermeld je de plaatsnaam van de afzender waarna je het cijfer van de dag neerzet. De naam van de maand schrijf je voluit (geen hoofdletter!) en het volledige jaartal.

Den Haag, 7 februari 2014

3. Adressering

Hier schrijft je de naam van het bedrijf(indien de brief aan een bedrijf is gericht), de naam wordt doormiddel van “t.a.v.”(ter advertentie van) aangeschreven. Hierna volgt het adres en als laatste de postcode met plaatsnaam in hoofdletters.

Firma Infonu BV
t.a.v. de heer R. Groeneveld
Ganzenwegplein 21
9999 ZZ AMSTERDAM

4. Betreft

Na een regel te hebben overgeslagen vermeld je het onderwerp van je brief.

Betreft: Het begin van Infonu.nl

5. Aanhef

De aanhef moet vanzelfsprekend overeenkomen met de naam die je eerder hebt genoemd als geadresseerde. Vergeet niet het eerste voorvoegsel (indien deze aanwezig is) met een hoofdletter te vermelden. Gebruik in de aanhef alleen enkelvoud. Dus geen: “Geachte allemaal”!

Geachte heer (mevrouw) Groeneveld,

6. Inhoud

In de inhoud stel je je vraag of geef je de informatie die je aan de geadresseerde wilt verschaffen.

7. Afsluiten

Hierbij gebruik je de welbekende “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”. Hierna volgt de firmanaam, een ruime voor de handtekening en jouw eigen naam.

Met vriendelijke groet,

(ruimte voor de handtekening)

Pietje Postman

Soorten brieven

Er zijn vele soorten brieven. Om te bepalen hoe jij je brief wilt opstellen zul je eerst moeten bepalen wat voor soort brief je gaat maken. Of de brief zakelijk wordt ligt volledig aan jouzelf en hoe je de brief opstelt.

Hier een aantal zakelijke brieven:

  • Informatieve briefde informatieve brief wordt in dit artikel behandeld
  • Instruerende brief
  • Offerte
  • Herinnering en/of aanmaning
  • Commerciële brief
  • De ideële brief
  • Onderhandelingsbrief
  • Uitnodiging
  • Klachtbrief
  • Sollicitatiebrief

Bij de voorbeelden hebben we natuurlijk een naam/adres nodig. In dit geval worden deze gebruikt:
Naam: Pietje Postman
Adres: Infolaan 41
Postcode: 2515 XP DEN HAAG

Informatieve brief

Informatieve brieven worden gebruikt om informatie te vertrekken of te geven. Zorg ervoor dat je geen mening geeft. Dit is geen deel van een informatieve brief. De brief moet voldoen aan een aantal criteria:

  • Je brief moet bijvoorbeeld per definitie objectief zijn. Het liefst beperk je je tot de feiten.
  • Zorg ervoor dat het voor de lezer zo snel mogelijk duidelijk wordt waarover jij informatie wilt hebben of geven.
  • Het kan nuttig zijn om te vertellen waarom je deze informatie nodig hebt.
  • Noem de termijn of een datum waarop je graag een reactie wilt en wanneer je de gegevens wilt hebben.
  • Zorg er ten alle tijden voor dat je op een vriendelijke manier probeert te communiceren. Je wilt de lezer niet op een bevelende manier aanspreken.
Zakelijke brief schrijven

Voorbeeld van een zakelijke brief

Pietje Postman
Infolaan 41
2515 XP DEN HAAG (hoofdletters)

Den Haag, 7 februari 2014 (de maand voluit geschreven)

Ministerie van Justitie
Diens Justitiële Inrichtingen
t.a.v. De heer van Dalen
Postbus 12345
2500 CG DEN HAAG

Betreft: Informatieaanvraag gevangenissen.

Geachte mevrouw/heer,

[HIER KOMT JOUW INFORMATIE AANVRAAG]

Met vriendelijke groet,

(ruimte overlaten voor een eventuele handtekening)

Pietje Postman.

Meer voorbeelden van een zakelijke brief? Klik hier: https://www.tuxx.nl/brieven/briefindeling/

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *